外交代表机关的规模是根据需要与条件确定的。各国对驻本国的外交代表机关的人数，有权加以限制。《维也纳外交关系公约》规定：“使馆的构成人数如无协议，接受国可酌量本国环境与情况及特定使馆之需要，要求使馆构成人数不超过该国认为合理及正常之限度。” 
　　 
    外交代表机关大体由以下几类人员组成： 
　　 
    第一类为外交人员，即具有外交官身份的人员，有馆长（由不同等级的外交使节担任）、公使、公使衔参赞、参赞、一等秘书、二等秘书、三等秘书、随员等。经驻在国同意，派遣国可派遣与驻在国有关部门保持联系和进行交涉的专业外交人员。如陆、海、空军武官是代表本国武装部门并与驻在国武装部门保持联系的外交人员；商务参赞或专员、经济参赞或专员、财政专员是代表本国对外贸易或财经部门与驻在国相应部门保持事物联系的外交人员；文化参赞或专员、新闻专员则是代表本国文化、新闻部门与驻在国相应部门保持联系的外交人员。此外还有科技、工业、农业、粮食专员等。 
　　 
    第二类为行政技术人员，即承办外交代表机关行政及技术事务的人员，有文书、主事、翻译、打字员、会计等。 
　　 
    第三类为服务人员，即为外交代表机关服务的事务人员，有司机、传达员、工勤人员等。 
　　 
    第四类为私人仆役，即受使馆人员私人雇佣的人员，有清洁工、司机、仆人、保姆等。 
　　 
    上述四类人员中，第一类属外交官，持有外交护照。他们的配偶、未成年之子和未结婚之女一般亦持有外交护照。第二、第三类人员不是外交官，我国统称公务人员，持有公务护照。第四类人员一般持普通护照，在公安部门领取证件。也有少数国家的护照不分种类（如英国），仅在护照内注明持照人官衔和身份。 
　　 
    外交代表机关人员中，除馆长、武官的人选需征得驻在国正式同意外，其他人员的任命均无需征得对方同意，也无需预先通知，驻在国发给入境签证就是同意的表示。他们的到、离任应通知驻在国外交部，到任后并按规定申请办理各种身份证件，如外交官证、公务人员证以及登记签证等。 
　　 
    在有些国家的外交代表机关中，有时会出现由驻在国公民、派遣国的侨民或第三国公民充任外交人员或公务人员的情况。对此，《维也纳外交关系公约》也作出相应的规定，即：外交人员原则上应属派遣国国籍，委派属驻在国国籍的人任外交官须经驻在国的同意，且此项同意可随时予以撤消。对第三国公民充当外交官，驻在国可保留同样的权利。这些人如充任外交人员，只有在执行公务时才享有某些外交特权和豁免权。 

    外交代表机关内部机构的设置不尽相同，须视派遣国的条件和工作需要而定。一般设有办公室、政治处、行政处、领事部等。派驻有武官的外交代表机关还设有武官处，但须经双方协商同意方可设置。不少国家驻外使馆还设有商务参赞处、文化处等。我国在不少国家的使馆还设经济参赞处。 
　　 
    有的国家外交代表机关人员少，机构也小，不分设各机构，仅由少数外交人员兼管各方面的业务工作。

    根据《维也纳外交关系公约》的规定，使馆如在本馆馆址以外另再设立作为使馆一部分的办公处所，需事先征得驻在国的同意。